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EMAIL交往中应注意的问题.

我有个朋友有这样一篇文章,现在贴出与大家共享.

<Email 交往中应注意的问题>

<随着网络技术的发展，电子邮件已成为通讯交流的重要工具。对外交流日益频繁，一名工程师，每天都有可能要写多封电子邮件。而一封质量高的电子邮件不仅体现了你的职业素养，有时甚至代表了公司的形象。
　　当你要写一封电子邮件来和其他单位的工程师讨论技术方案时，如果电子邮件写得不好，就会影响交流，留下负面印象，认为你单位研发水平和这封电子邮件一样质量低劣。你单位和你本人都将遭受毁誉。

同样重要的是要及时回复对方的电子邮件，如果一时无法回答有关问题，也要在48小时内回复，让对方知道你已收到电子邮件，正在处理中，并且说明最晚在什么时候可以回复对方。这样既可以避免对方因为以为你没有收到邮件而反复的发同一封邮件给你，还可以使人感觉到你是一个负责的人。

此外，同事间、上下级沟通中都常常通过电子邮件。而质量不高的电子邮件将给你的同事和主管留下不好的印象。只有质量高的邮件才能使收件人理解你的意图，进而对你的工作形成良好的评价。

电子邮件与传统书信的异同
　　电子邮件以其简单、快捷的优点获得了广泛的应用，但它仍然可以借鉴传统书信的一些基本原则：

· 制作提纲。在书写复杂、篇幅较长的电子邮件之前应当先确定一个提纲。

· 拟草稿。

· 在发送之前进行检查。

尽管电子邮件可以借鉴传统书信的一些要素，但它与传统书信的几点差异仍值得注意。

· 语言的使用：电子邮件是快速收发信息的有效方式，因此明确、简洁明了的语言非常重要。这使收件人能够迅速把握并按邮件信息行事。

· 句子、段落及篇幅的长度：使用精简的词语、句子、段落能让收信人快速阅读、把握邮件内容。电子邮件尽量不要超过一页。如果一页以上，最好使用附件形式。

· 阅读方式：当收件人打开电子邮件，首先看到的只是邮件的第一页。因此，应当把重要的几点放在首页，否则便容易被忽略。

　　如果电子邮件篇幅较长，应当在邮件开始写一个内容摘要，列出要点。传统书信的第一段可能不包括所有的内容要点，而只用来吸引读者的注意力。与此不同，电子邮件开头的摘要应当包括所有关键信息。摘要通常采用列举或陈述的形式。
　　如果附件包含重要的信息，你可以利用邮件的首页来提醒收件人打开和阅读附件。

有效邮件的书写步骤
1、确定邮件所要达到的交流目的
　　大多数邮件都试图表达某个交流目的，拟定邮件以前应当确定该邮件的主题，选择合适的标题并确定一封电子邮件只写一个主题。例如：“将工作日程通知开发人员”或“宣布王林退休”，都可能成为一封电子邮件的标题。
2、考虑收件人
　　你和收件人的关系决定了你的邮件应当是正式还是非正式，采用哪种语气以及如何组织格式。如果收件人是管理者，就应当使用正式的语气。
　　此外，还要考虑收件人的人数和他们在企业里所处的不同职位。在给一个人或给几个人的电子邮件中，你肯定不会采用同样的写作方式。

3、预先设想收件人的反应
　　如果你认为收件人可能会产生消极的反应，就应当根据这些可能的反应来更有效地书写电子邮件，力图使收件人产生积极的反应，至少要确保他读完邮件。
4、列提纲
　　规划一下你要传达的信息，这有助于删除不必要的内容，避免遗漏重要信息，并突出邮件的重点部分。
　　一般，电子邮件可以采用这样的结构。首先，以摘要开头，让收件人在邮件开头迅速领会你的意图。其次，陈述细节。最后，提出材料以支持你的观点。这种结构有助于收件人对邮件信息快速做出判断，并决定应采取什么行动。
5、拟草稿
　　紧扣提纲，拟出邮件草稿。这一阶段需要关注的是邮件的内容，而不是语法、拼写和格式。
　　如果是一份非常重要的电子邮件，不妨先把写好的邮件搁置一旁。当你认为能客观看待邮件内容时，再回头来读一读。这时或许就能发现以前未能察觉的错误。
6、检查
　　在发送前检查邮件有助于确保写作质量，保持你的可信度和职业化。检查项目包括以下几方面：
1）检查内容，确保：
* 邮件开头是关于邮件重点的摘要，说明你希望收件人采取的措施，提出相关事实支持你的观点。
* 内容齐全，包含了所需的详细资料以及你想说的全部内容。
* 确认没有过度使用行话、专业名词，避免未经证实的统计数据。
2）检查段落格式，确保：
* 段落结构的组织有助于收件人快速阅读、理解。
* 使用了恰当的列表，有效的小标题。
* 图表得当，与内容相符并且设计良好。
3）检查语法，确保：
* 句子清晰、易懂，用词得当。
* 无错别字，尤其要看看收件人的名字、头衔是否正确。
* 正确使用标点符号。
　　某些情况下，如果你不确定收件人能否理解某些话的意图，可以适当地使用一些标点图案来表达你的情绪。例如：-）（高兴）和：-（（生气）。
　　使用标点图案时注意：应先按常规使用标点，如句号、问号或感叹号等。然后在标点后加一空格，再插入表达情感的标点图案。例如：谢谢你对开发组的帮助！：-）
　　注意，正式的电子邮件中应谨慎使用标点图案，或根本不用。
4）检查可读性，确保：
* 句子简短，不使用抽象、笼统的词语和短语。
* 邮件具有逻辑性，确保观点前后一致。
* 使用积极的语气。
5）检查简明性，确保：
* 没有无关信息。
* 避免多余词语和短语，例如，“每个单独的”、“完全无用的”，这些属于多余表述，将浪费书写者和阅读者的时间。
6）检查文风，确保：
* 语气自然，语境恰当，使用态度积极的词语。

确保邮件质量的原则
　　实际书写电子邮件时，可以参照以下原则来帮助你达到有效沟通的目标。
*　表述明确
　　避免在电子邮件中作笼统的表述，并避免使用语义模糊的词语。使用抽象、笼统的词语可能使你达不到预期效果，因为收件人会根据他的个人经验对词语做出解释。只有用词明确才能表达准确的含义。使用数值、百分比、名词是使用词明确的好办法。
例如，比较以下用词：

少量VS.2％
相当一部分VS.105
由于多种原因VS.由于日程安排/资金的原因
有些设施VS.仓库

　　同时，还应当尽量避免使有语境模糊的词语，例如：或多或少，某种程度上，通常，很明显，似乎。
*　使用自然的语气
　　邮件中使用的语气应当和交谈的语气相同。语气过于正式或过于随意，可能导致收件人忽视你的邮件，或者产生消极反应。在电子邮件中使用简单、熟悉的语言和缩略词可保证语气的自然。
* 每段只包含一个中心思想
　　邮件的每个段落应注意，段落中途切记变换主题，否则会使收件人产生迷惑，缺乏段落连贯性。
* 保证段落简短
　　在阐明该段的主要内容后，就应另起一段。如果段落很长，但还无法说完你的想法，可以按逻辑进行分段。
* 使用主题句
　　段落的第一句话应当说明该段的主题内容。例如，假设一个段落的开头是：“要书写好的电子邮件，应当避免消极的语句。”基于这个主题句，该段的内容应当只限于说明为何应该以及如何避免消极用词和短语。
　　因此，主题句使用得当，能方便收件人浏览邮件，找到需要特别注意的信息。
* 使用恰当过渡词
　　注意在段落间使用过渡语，能使邮件思路连贯，便于理解。
例如：

首先
其次
再次
最后
总之
因此
此外
正如我开始提到的
例如
然而

通过以上电子邮件与传统书信的借鉴，掌握有效的书写步骤，参考邮件书写的原则之后，相信书写一封有效的电子邮件，是职场中人每日交流必不可少的技能。同事们，让你的电子邮件成为你的另一张名片！>

[此贴子已经被作者于2005-12-09 12:50:56编辑过]

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